Как и зачем писать саммари?

Думаем, многим приходилось слышать слово «cаммари», но не все до сих пор до конца понимают его значение. Сегодня мы с этим будем бороться. Мы расскажем вам о том, что такое саммари, как оно пишется, зачем и для кого. Надеемся, скоро все станет понятно.

FAQ по саммари

Что такое саммари?

Саммари (Executive Summary) –  это  краткий пересказ объемных материалов. Передача основных идей и уход от слишком узких подробностей. Выжимка главного. Часто – еще и рекомендации по тому, что можно сделать  в рамках поднятой проблемы.

Зачем нужно готовить саммари?

Для экономии времени тех, кто будет знакомиться с объемным текстом. Многие руководители, например, просто не могут себе позволить читать конспект на 100 листах. С помощью саммари все идеи документа можно уложить всего на один лист. Цель саммари – дать представление о чем-либо, без знакомства с основными источниками.

Есть ли сферы, где саммари не используется?

Везде, где возможен короткий пересказ  информации – можно использовать исполнительное резюме. Даже содержание предыдущих серий или лучшие моменты матча в футболе – это тоже в какой-то мере саммари.  Мы с вами будем говорить о письменной выжимке, но вообще это не единственный формат.

Когда нужно писать саммари?

Только после написания основного документа или после вашего с ним детального знакомства.

Должна ли краткая выжимка быть «подстраницей» главного документа?  

Нет, в идеале саммари – это самостоятельный документ. Резюме помогает получить  полное представление о предмете разговора без знакомства с основным документом.

Простыми словами. Есть некий документ, который вы написали сами или получили от кого-то. Ваша задача – создать миниатюрную его копию в виде краткой выжимки. Только главные моменты и самые важные мысли. Если от вас требуется реакция на этот документ –  короткие тезисы ваших предложений.

Как писать Summary?

Мы бы выделили два типа исполнительных резюме: просто выжимка и выжимка  с рекомендациями. Их структура практически одинакова, просто второй вариант больше на один пункт.

Давайте посмотрим, как пишется саммари для бизнеса:

Цель  и тема документа. Для чего вообще был написан документ? Продажа товара, сотрудничество, поиск спонсоров и так далее.  Коротко, в несколько предложений.

Если тем или целей несколько – выделяете главные, при необходимости прямо говорите – «главная тема – такая-то, а кроме того – еще речь идет о том-то и том-то».  Если нужно – указываете отправителя.

Основные моменты документа. Обратите внимание: рассказывать об основных моментах нужно строго в том порядке, как они представлены в документе.  Например, в тексте есть глава на 10 страниц «Преимущества наших товаров». При написании саммари вы делаете точно такой же заголовок, но после него не пишете десять страниц, а кратко излагаете главное.

Каждый новый пункт лучше отделять графически. Например. Цифрами или маркерами. Идеально – выделять жирным.

Рекомендации. Этот пункт есть только в выжимках с рекомендациями. Если же вы, например, просто обобщаете, и от вас не требуется личной инициативы, его можно пропустить.

Рекомендации могут содержать массу условий: ваше видение ситуации, перспективы сотрудничества, советы по работы с клиентом и преимущества именно такого курса действий и так далее. Коротко, четко. По сути.

Вывод. Иногда нужен, а иногда – нет. Если исполнительное резюме небольшое, то можно и без вывода. В принципе, вы уже все сказали только недавно.

Если саммари большое, можно еще раз напомнить цель, тему, главные моменты.

Например:

«Резюмирую. Предложение о покупке кирпича со скидкой 30% от наших партнеров N. Выгодно то, что они сами привозят кирпич нам. Есть сомнения в качестве, стоит перепроверить их данные. Желательно решить на этой неделе, потому что потом начнется сезон».

Рекомендации по написанию саммари

Указывайте страницы. При необходимости указывайте страницы документа. Например, делаете выжимку главы «Преимущества наших товаров» - в скобочках напишите ( с 33 по 43 страницу). Если человек заинтересуется, он легко сможет найти нужную главу.

Не переборщите с объемом. Максимальный размер саммари не стоит делать более 2 500 знаков ( примерно 1 лист A4), иначе придется писать уже выжимку к самому резюме.  Идеально – половина листа.

Понять за 30 секунд. Ваше исполнительно резюме должно быть максимально простым. В идеале оно должно читаться сходу. Если в саммари приходится вчитываться и долго осмыслять, это плохое резюме.

Простой язык. Саммари – чаще всего не официальный документ. Это просто шпаргалка. Откажитесь от сложных терминов и пишите так, чтобы сразу все было понятно. Минимум сложных терминов и затянутых предложений.

Самостоятельная единица. Напомню, саммари – отдельный документ. Даже если вы положите на стол руководителя только исполнительное резюме, он должен понять, о чем шла речь в главном документе.

Не распыляйтесь. Часто при подготовке саммари авторы слишком подробно копируют основной документ, боясь о чем-то не сказать. Если вы передадите основные идеи, остальное человек сможет и сам посмотреть. Не нужно бояться быть кратким.

Вот и все, друзья, надеемся, наш опыт по написанию саммари будет вам полезен. Главное, помните, что это чудесная возможность не напрягать своих руководителей и партнеров. Прослыть дельным человеком, который может говорить коротко, но по делу.

Добра вам!

Оценить статью

(11 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка...

Ответить